O tempo que a clínica leva para substituir a renda do plantão

Substituir a renda do plantão custa mais faturamento do que parece, porque a receita da clínica paga estrutura antes de virar sobra e a do plantão não paga nada.

São 22h de um domingo e você abriu a planilha do mês. O plantão deu R$ 9.000 líquidos. A clínica faturou R$ 60.000. Você olha os dois números lado a lado e conclui que a clínica já é seis vezes maior, então largar o plantão deveria ser fácil.

Não é a mesma moeda. R$ 9.000 de plantão são R$ 9.000 no seu bolso. R$ 60.000 de clínica são R$ 60.000 antes de pagar aluguel, equipe, material, imposto e taxa de cartão.

A primeira conta: quanto de faturamento novo repõe a renda perdida

A régua correta não é faturamento contra faturamento. É sobra contra sobra, e a ponte entre as duas se chama margem de contribuição.

Margem de contribuição é o percentual da receita que sobra depois de tirar só o que varia com o atendimento: material, comissão, taxa de cartão, imposto sobre a nota. O custo fixo fica de fora, porque ele existe com ou sem o paciente novo.

Vou usar uma simulação, com números escolhidos para você trocar pelos seus. Clínica que fatura R$ 60.000 por mês, margem de contribuição de 62%, custo fixo de R$ 34.000 e ticket médio de R$ 700.

faturamento adicional necessário = renda líquida do plantão ÷ margem de contribuição R$ 9.000 ÷ 0,62 = R$ 14.516 por mês

Ou seja, para colocar no seu bolso os mesmos R$ 9.000 que o plantão colocava, a clínica precisa faturar R$ 14.516 a mais todo mês. Não R$ 9.000. A diferença de R$ 5.516 é o que a estrutura come no caminho.

Com ticket de R$ 700, isso são 20,7 atendimentos adicionais por mês. Arredondando para cima, 21, o que dá cerca de 5 atendimentos a mais por semana.

A segunda conta é a que costuma reprovar: a agenda comporta isso?

Aqui está a etapa que quase ninguém faz, e é ela que separa um plano de uma frustração de doze meses.

A clínica da simulação fatura R$ 60.000 com 96 horas de porta aberta por mês, e a consulta ocupa 1 hora. O teto físico da agenda, com 100% de ocupação, são 96 atendimentos.

faturamento máximo na agenda atual = horas de porta aberta × ticket médio 96 × R$ 700 = R$ 67.200 por mês

O alvo era R$ 74.516, que é R$ 60.000 mais R$ 14.516. O teto é R$ 67.200. Faltam R$ 7.316, e nenhum esforço comercial resolve isso, porque não existe hora para colocar o paciente.

A conta da sobra é direta: faturamento vezes 0,62, menos os R$ 34.000 de custo fixo. Em R$ 74.516, dá R$ 12.200. Em R$ 67.200, dá R$ 7.664.

Isso muda a pergunta inteira. Não é "quanto tempo leva", é "por qual caminho", porque no modelo atual a resposta de tempo é infinita.

Os três caminhos que destravam, e o tempo de cada um

Se a agenda não comporta o alvo, existem três saídas, e elas têm velocidades muito diferentes entre si. Escolher a errada não impede a transição, só faz ela levar o dobro do tempo que levaria.

Subir o ticket. O ticket necessário para bater R$ 74.516 dentro de 96 horas é R$ 776, que é 11% acima dos R$ 700 atuais. É o caminho mais rápido, porque não exige hora nova nem paciente novo, e o passo a passo está em os pontos onde a margem vaza.

Abrir horas. Passar de 96 para 110 horas de porta aberta resolve a matemática e cria dois problemas: custo fixo sobe se exigir mais equipe, e as horas novas saem do seu descanso, que é justamente o que a saída do plantão deveria devolver.

Aumentar a margem. Subir a margem de contribuição de 62% para 70% derruba o faturamento necessário de R$ 14.516 para R$ 12.857. É o caminho mais lento, porque mexe em fornecedor, taxa e composição de custo, e o mais durável, porque melhora tudo que vier depois.

Agora sim, o tempo

Com o caminho escolhido, o tempo é uma divisão simples. Faturamento adicional necessário dividido pelo crescimento líquido que a clínica consegue por mês, de forma sustentada.

Crescimento líquido é o que sobra depois da perda natural. Se entram 8 pacientes novos e somem 5 antigos, o crescimento líquido é 3, e é esse o número que vai na conta.

A terceira coluna existe porque faturar e receber são coisas diferentes. Parcelamento, convênio e repasse criam uma defasagem que costuma ser de 30 a 60 dias, e o detalhe está em o buraco entre faturar e receber.

O critério de decisão é o da média móvel de três meses. Some o faturamento dos três últimos meses fechados, divida por três, e repita esse cálculo todo mês. Se a média subir por três meses seguidos, o crescimento é real e você pode usar o ritmo dela na tabela acima.

Se a média oscila para cima e para baixo, não existe ritmo, existe sazonalidade. E ritmo é o único insumo que essa conta aceita.

Faturamento novo não é dinheiro novo. Ele vira dinheiro novo depois de pagar a estrutura, e é por isso que a clínica precisa crescer 60% mais do que o plantão pagava. Dr. Luciano Alves Neves, médico e fundador do MedCEO

A objeção mais forte: "a minha margem é melhor que essa"

Ela é boa, e em muitos casos é verdadeira. Consultório sem procedimento, sem material caro e sem convênio pode operar com margem de contribuição de 80% ou mais, e aí a conta muda bastante.

Com 80%, o faturamento adicional necessário cai de R$ 14.516 para R$ 11.250. São quase quatro mil reais a menos por mês, o que encurta o prazo em vários meses na tabela acima.

Só que existe um porém que aparece toda vez. Quase todo médico dono acha que a margem é maior do que ela é, porque esquece a taxa de cartão, a comissão, o imposto sobre a nota e o material de consumo, que somados costumam passar de 20% da receita.

Antes de usar 80% na conta, pegue o último mês fechado e faça a divisão de verdade: receita menos custos variáveis, dividido pela receita. O resultado dessa divisão é a sua margem, e a régua de quanto custa uma hora de porta aberta fecha o cerco pelo outro lado.

Onde essa conta não se aplica

Ela não se aplica a clínica com ociosidade grande. Se a agenda está com 55% de ocupação, o teto não é problema nenhum, e a resposta de tempo pode ser de dois ou três meses, porque a capacidade já está paga e parada.

Ela também não se aplica a modelo de receita recorrente. Clínica que vende programa, acompanhamento por assinatura ou protocolo de vários meses tem uma base que se acumula, e o crescimento deixa de ser linear, o que quebra a divisão simples da tabela.

E não se aplica no primeiro ano de operação. Clínica nova cresce por degraus imprevisíveis, com meses de salto e meses de queda, e projetar ritmo com menos de doze meses fechados é inventar uma linha reta em cima de três pontos.

Perguntas frequentes

Por que a clínica precisa faturar mais do que o plantão pagava? Porque a receita da clínica passa por custos variáveis antes de virar sobra. Com margem de contribuição de 62%, cada real faturado entrega 62 centavos, então substituir R$ 9.000 de plantão exige R$ 14.516 de faturamento novo.

Qual número da clínica eu preciso saber antes de fazer essa conta? A margem de contribuição do último mês fechado, que é receita menos custos variáveis dividido pela receita. Sem ela, todas as outras contas do post viram chute, porque é ela que traduz faturamento em dinheiro no bolso.

Quanto tempo leva na prática? Depende do crescimento líquido mensal e do teto da agenda. Na simulação do post, com crescimento de R$ 2.500 por mês, são 6 meses de faturamento mais 1 a 2 de prazo de recebimento, desde que o teto da agenda comporte o alvo.

E se a agenda não comportar o valor necessário? Aí não existe prazo, existe mudança de modelo. As três saídas são subir ticket, abrir horas ou aumentar margem, e a primeira costuma ser a mais rápida porque não exige paciente novo nem hora nova.

O próximo passo é uma divisão de dois minutos

Pegue o último mês fechado, divida a receita pelo número de horas de porta aberta e multiplique pelo total de horas que a agenda comporta. Esse é o seu teto.

Se o teto for menor que o faturamento de hoje somado ao que o plantão paga dividido pela sua margem, a pergunta de tempo ainda não tem resposta, e o trabalho começa no ticket.

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